I vantaggi della sostituzione delle fattura cartacea con la fattura elettronica sono molteplici.
Al contrario di un PDF, che è una semplice immagine che rappresenta dei dati, la fattura elettronica con dati strutturati consente di gestire e archiviare la fattura in modo più efficiente.
In questo modo si ottiene un notevole risparmio in termini di stampa, affrancatura, smistamento all’interno dell’ufficio e archiviazione.
L’eInvoicing rende la lettura dei dati completamente automatica ed elimina la necessità di visualizzare e leggere manualmente la fattura.
Inoltre, elimina il lavoro manuale di inserimento delle informazioni della fattura in un sistema Access Point.
Ciò consente un notevole risparmio di risorse umane e riduce significativamente gli errori di inserimento dei dati. Questo non è possibile con le immagini digitali della fattura, come i pdf.
Le fatture conformi allo standard europeo per l’e-invoicing devono essere in un formato specifico con la distribuzione dei dati in maniera strutturata.
Quando si parla di fatturazione elettronica è importante capire quali sono i vantaggi di poter emettere la fattura elettronicamente invece di utilizzare un formato in PDF.
I vantaggi per ogni step della fatturazione elettronica
- Utilizzando la fattura elettronica si verifica un risparmio sui costi di carta e stampa e gestione della posta.
- Nella fase di invio della fattura c’è un risparmio significativo per quanto riguarda le spese postali. Queste sono sostituite dai costi di trasmissione elettronica, che tendono a essere significativamente più bassi.
- La struttura dei dati di una fattura elettronica strutturata consente di automatizzare completamente la ricezione e di evitare lo smistamento manuale.
- Durante il processo di revisione si confronta la fattura con le informazioni esistenti, come gli ordini. L’approvazione automatizzata delle fatture offre spesso all’acquirente vantaggi significativi, liberando il tempo dei dipendenti, che tendono a essere di livello manageriale.
- L’inserimento automatico delle informazioni della fattura elettronica riduce il rischio di errori di inserimento, che spesso causano costi significativi.
- Le fatture elettroniche strutturate riducono in modo significativo i costi di archiviazione grazie alla riduzione dei costi di gestione e conservazione.
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