Ultimo aggiornamento 4 anni fa
Il ruolo dell’EDI Service Provider quale intermediario tra cliente e fornitore. Quando diciamo “ciclo dell’ordine” (OTC – Order to cash) ci riferiamo alle transazioni che caratterizzano una transazione di vendita. Come funziona?
Effettuando la digitalizzazione si possono dematerializzare tutti i documenti e passare ad una gestione elettronica integrata dell’intero flusso informativo, attraverso i suoi principali documenti: ordine, spedizione, fattura e pagamento.
Questo processo può essere realizzato attraverso un’integrazione diretta tra le parti, supportate da sistemi EDI – Electronic Data Interchange. La tecnologia EDI consente la trasmissione di informazioni strutturate tra i sistemi informativi di mittente e ricevente, se appositamente allineati.
Gli elementi fondamentali che caratterizzano uno scambio in formato elettronico EDI possono essere classificati in due macro categorie:
- L’infrastruttura di comunicazione – Si occupa di garantire connettività, trasporto e monitoraggio dei dati tra un sistema mittente ed uno ricevente. Oggi la maggior parte degli scambi utilizza protocolli over-internet, e modalità di trasmissione che garantiscono l’integrità della trasmissione e la notifica di ricevimento.
- Gli standard di comunicazione – I messaggi EDI sono scambiati con formati che riportano a standard internazionali. Il principale standard EDI utilizzato nel mondo è l’UN/EDIFACT (standard di comunicazione proposto dalla Commissione Economica delle Nazioni Unite) di cui esistono numerose varianti o “dialetti”. Altri riportano ad associazioni di settore o regionali, quali Odette, Galia, VDA, ANSIX12, Euritmo ed altri.
La comunicazione può essere realizzata come integrazione diretta tra le imprese oppure essere costituita da reti di fornitori di servizi EDI, i quali possono effettuare: attività di trasmissione dei messaggi da azienda mittente (Fornitore) ad azienda destinataria (Cliente); attività di traduzione (nel caso in cui mittente e destinatario utilizzino standard di comunicazione differenti); monitoraggio dei flussi per le rispettive aziende.
L’attivazione di una relazione EDI che coinvolge più imprese in una rete di comunicazione non prevede l’obbligo di definizione di accordi formali tra le parti. Tuttavia, è prassi che le controparti coinvolte nella relazione si tutelino vicendevolmente definendo delle norme contrattuali atte a fornire garanzie sul servizio erogato e sulla sicurezza del canale di comunicazione.
Questo passaggio normativo diviene fondamentale, quando si vuole dare validità legale ai documenti scambiati via EDI, ivi comprese le fatture. È, infatti, condizione indispensabile che siano chiaramente identificate le modalità che assicurano l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura.