La gestione documentale nel Retail

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La gestione documentale nel Retail

Nella grande distribuzione il tema dell’EDI è molto sentito e tutti i principali attori della GDO hanno in varia misura implementato un sistema EDI, coinvolgimento i Fornitori nello sviluppo di una logistica integrata ed efficiente. Grazie anche all’EDI, la GDO oggi punta a migliorare le operazioni di identificazione, ricevimento, movimentazione, tracciabilità, al fine di ridurre i costi interni, semplificare i processi e condividere con l’intera filiera responsabilità e rischi.

I processi che sono principalmente oggetto di digitalizzazione sono quelli collegati al ciclo passivo: ordini di acquisto, documenti di trasporto, fatture. I fornitori devono essere in grado non solo di ricevere e trasmettere i documenti in formato elettronico, ma di rispettare le procedure di confezionamento, imballaggio ed etichettatura imposte dalla filiera, per assicurare efficienza logistica, rispetto dei disciplinari di qualità e applicazione rigorosa delle procedure previste dalle normative vigenti in tema di autocontrollo.

La gestione documentale, non esclusivamente per finalità di EDI, di una organizzazione distribuita su molte sedi presenta numerose altre opportunità di applicazione:

  • la distribuzione dei documenti personali ai collaboratori (es. i cedolini),
  • la raccolta delle note spese,
  • l’archiviazione di certificati dei fornitori,
  • la condivisione di documentazione (tecnica, organizzativa, aggiornamenti e formazione) ed in generale tutte le tematiche DAM (Digital Asset Management),
  • la distribuzione di documenti commerciali alla rete di vendita (listini) ed agli agenti (fatture da sollecitare, prospetti contabili, informative di prodotto),
  • le ricevute di trasporto e di consegna del corriere,
  • le non conformità ed in generale il contenzioso sulla fornitura.

Le opportunità che una GDO può cogliere in termini di valore aggiunto possono essere molteplici, e dipendono molto dal numero di sedi e di soggetti coinvolti, dai volumi di documenti trattati, dalla frequenza con cui l’evento si manifesta, dal valore economico del processo/prodotto, dal tempo speso per la gestione del processo, da altri fattori endogeni all’organizzazione.

Quali sono i possibili benefici della digitalizzazione dei processi tramite una piattaforma in outsourcing?

–          Ridotto impatto sulle immobilizzazioni e finanziario;

–          Rapido ritorno sull’investimento;

–          Indipendenza dalla tecnologia presente in azienda;

–          Prototipazione veloce;

–          Facilità di comprensione e sponsorizzazione della soluzione proposta;

–          Bassi costi di personalizzazione del servizio;

–          Monitoraggio e presidio costante;

–          Possibilità di way-out;

–          Adeguamento tecnologico;

dEDIcated è la piattaforma di servizi per la digitalizzazione dei processi aziendali che opera in modalità Business Process Outsourcing che può rispondere all’esigenze aziendali più complesse.

Per maggiori informazioni è possibile contattare il nostro team a info@dedicated.world

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