La tecnologia Electronic Data Interchange (EDI) realizza lo scambio diretto di documenti elettronici tra aziende per semplificare le relazioni di business (acquisti e forniture).
La funzione dell’EDI permette l’invio diretto computer-to-computer (sollevando le risorse umane) di messaggi e documenti necessari al completamento di una transazione. Oggetto di questo processo sono ordini, fatture, avvisi di spedizione, packing list, call-off, kanban e avvisi di pagamento.
Ogni particolare sistema EDI può avere funzioni diverse che prevedono soluzioni tecniche e configurazioni organizzative in parte differenti. Generalmente, i flussi informativi coinvolti riguardano documenti commerciali e amministrativi, ordini elettronici, fatture elettroniche, conferme d’ordine.
L’obiettivo primario è l’automazione delle procedure di gestione del ciclo dell’ordine (Order-To-Cash) tra imprese. In questo modo, si riducono errori, costi e tempi di gestione con un impatto positivo sulla qualità del servizio complessivo. L’utilizzo dell’EDI è diffuso fra quelle imprese che intendono coordinare i propri sistemi produttivi just-in-time e just-in-sequence, ove la frequenza di scambio è un elemento critico del business.
Un’analisi della tecnologia EDI permette di identificare alcune caratteristiche fondamentali di questo sistema di commercio elettronico:
- l’EDI è una combinazione di varie componenti tecnologiche (hardware, software, reti di computer) per la trasmissione elettronica diretta di documenti commerciali tra differenti organizzazioni o imprese;
- l’obiettivo è la connessione point-to-point e l’elaborazione diretta dei dati, riducendo o eliminando l’intervento umano;
- richiede un accordo completo tra le organizzazioni connesse in merito a sistemi e protocolli per le reti di computer cosi come struttura e contenuto dei messaggi, affinché questi possano essere direttamente “interpretati” e processati. Questo accordo chiama in causa aspetti complessi non solo di natura tecnica ma anche organizzativa e strategica;
- di fatto, l’EDI risulta economicamente conveniente quando è possibile utilizzarlo per elevati volumi di transazioni regolari, ripetute e standardizzate, e quindi all’interno di accordi chiusi e relazioni inter-organizzative di lungo termine;
- all’interno delle diverse organizzazioni, settori e paesi l’EDI può assumere modalità di implementazione diverse. In altri termini, ciascuna specifica soluzione tende ad essere progettata per soddisfare le specifiche esigenze della rete di partner che la utilizzano.
